Työn varjostaminen
Vertaiskehittämismenetelmä
Mikko Häkkinen
1. Mitä on työn varjostaminen?
Työn varjostaminen on vertaiskehittämiseen perustuva työn kehittämisen menetelmä. Siinä kaksi eri paikassa työskentelevää saman alan työntekijää varjostaa eli seuraa ja havainnoi kumpikin vuorollaan toisen työskentelyä muutaman päivän ajan. Tarkoitus on, että molemmat toimivat sekä vierailevana että vastaanottavana osapuolena. Havainnoinnin kohteena on arkinen, tavanomainen työskentely.
2. Mitä hyötyä on työn varjostamisesta?
Työn varjostaminen mahdollistaa eri työyhteisöissä käytössä olevien hyvien käytäntöjen levittämisen ja työyhteisöjen välisen yhteistyön lisäämisen. Erityisesti yksin työskenteleville työntekijöille työn varjostaminen mahdollistaa vertaistuen saamisen samantyyppisissä työtehtävissä työskentelevältä.
Vierailijalle (varjostajalle) työn varjostaminen tarjoaa mahdollisuuden päästä seuraamaan oman ammattialan työtä itselle uudessa työympäristössä. Havainnot työtehtävien suorittamisesta eri tavoilla avaavat vierailijalle uusia näkökulmia ja auttavat näkemään oman työn uudella tavalla. Irrottautuminen oman työn rutiinista mahdollistaa sen kriittisen tarkastelun ja erilaisten toimintavaihtoehtojen oivaltamisen.
Vastaanottajalle (varjostettavalle) tarjoutuu tilaisuus tarkastella omaa työtä yhdessä vierailijan kanssa. Vierailijan esittämät kysymykset avaavat uusia näkökulmia ja mahdollisuuksia liittyen omaan työhön. Omasta työstään kertoessaan vastaanottaja samalla jäsentää ja analysoi omaa toimintaansa työssä.
3. Valmistautuminen jaksoon
Jaksolle on aina oltava suostumus molemmilta osapuolilta ja heidän esimiehiltä. Esimiehen tuki on jakson onnistumisen kannalta välttämätöntä. Esimies tiedottaa työyhteisölle tulevasta vierailijasta.
Ennen jakson alkamista molempien, sekä vierailijan että vastaanottajan, on pohdittava omia tavoitteitaan jaksolle. Molemmat kirjaavat omat tavoitteensa ja niistä keskustellaan yhdessä ennen jakson alkamista. Tässä vaiheessa on hyvä sopia myös palautekeskustelusta jakson päätyttyä; millaista ja missä muodossa annettua palautetta kumpikin toivoo saavansa. Ennen jaksoa on tarpeen keskustella vaitiolosta ja luottamuksellisuudesta. Molempia osapuolia sitoo vaitiolovelvollisuus sekä jakson aikana että sen jälkeen.
Tarkasta ajankohdasta ja käytännön järjestelyistä on sovittava hyvissä ajoin ennen jaksoa. Sopiva kesto jaksolle on 3-5 päivää. Ajankohdan valinnassa pyritään löytämään mahdollisimman tavalliset työpäivät, jolloin vierailija saa realistisen kuvan työstä vierailukohteessa. Työvaatteista, kulkuluvista ja muista käytännön asioista laaditaan työpaikkakohtainen muistilista.
Työn varjostamiseen liittyvässä prosessissa voidaan hyödyntää ulkopuolista ohjaajaa, jonka vertaispari tapaa ennen varjostamisjaksoja ja niiden jälkeen. Ulkopuolinen ohjaaja voi tukea vertaisparia mm. tavoitteiden asettamisessa ja saatujen kokemusten hyödyntämisessä.
Ennen jaksoa kirjattavat asiat:
| JAKSO A | JAKSO B |
| Vastaanottaja: Vierailija: Ajankohta: |
Vastaanottaja: Vierailija: Ajankohta: |
| Työpaikka: Osoite: Puh/sähköposti: Esimies: |
Työpaikka: Osoite: Puh/sähköposti: Esimies: |
| Vastaanottajan tavoitteet jaksolle: | Vastaanottajan tavoitteet jaksolle: |
| Vierailijan tavoitteet jaksolle: | Vierailijan tavoitteet jaksolle: |
4. Jakson aikana
Varjostava työntekijä seuraa varjostettavan työskentelyä. Työskentelyn aikana varjostaja ei kommentoi vastaan tulevia tilanteita. Varjostaja ei osallistu työn tekemiseen vaan keskittyy havainnoimaan tapahtumia. Varjostaja voi koota havaintojaan ja kysymyksiä vihkoon myöhemmin käytävää keskustelua varten. Kukin päivä päättyy varjostajan ja varjostettavan keskusteluun. Keskustelussa ei ole tarkoitus arvioida varjostettavan työskentelyä, vaan tarkastella tilanteita ammatillisen kehittämisen yleisemmästä näkökulmasta käsin. Keskustelussa voidaan pohtia vaihtoehtoisia toimintatapoja ja on hyvää muistaa että on monia tapoja päästä hyvään lopputulokseen. Kussakin tilanteessa asiakkaalta tai potilaalta on pyydettävä lupa siihen että tilanteessa saa olla mukana ulkopuolinen havainnoitsija. Sama periaate koskee myös osastokokouksia tai tiimipalavereita.
5. Oppimiskeskustelu jaksojen jälkeen
Kun molemmat jaksot ovat ohi niin vertaiset tapaavat ja käyvät läpi varjostamisen myötä opittuja asioita ja kokemusta varjostamisesta. Oppimiskeskustelun pohjana on ennen jaksoja asetetut tavoitteet. Tässä yhteydessä on mahdollista kysyä vielä epäselväksi jääneistä asioista ja jakaa kokemuksia siirrettyjen käytäntöjen toimivuudesta omassa työyhteisössä. Toivottavaa olisi että vertaiset laatisivat koosteen tekemistään oivalluksista ja havainnoimistaan hyvistä käytänteistä. Tämä kooste toimii apuna kerrottaessa kokemuksista omassa työyhteisössä.
Toisen varjostamisesta oman toiminnan tiedostavaan havainnointiin ja havahtumiseen
Toisen ammattilaisen toiminnan havainnointi herättää ideoita oman työn kehittämiseen. Tämän lisäksi varjostamiseen osallistunut voi alkaa harjoitella oman toiminnan havainnointia samojen periaatteiden mukaisesti. Omaa toimintaa voi havainnoida aivan kuin toisen silmin, pyrkiä ymmärtämään ja pohtimaan eri vaihtoehtoja omaan toimintaan ammattilaisena. Ihmisten kanssa työskennellessä on harvoin yhtä ainoaa oikeaa tapaa toimia. Hyviä vaihtoehtoisia toimintatapoja voi löytää kokeilemalla ja havainnoimalla kokeilujen vaikutuksia.
Mitä opin jakson aikana ja miten hyödynnän oppimaani?
Kokemuksia työn varjostamisesta:
”Luottamuksen merkitys on tosi tärkeä.”
”Jokainen toimii oikein, vaikka eri tavalla, oikeita tapoja on useita.”
”Varjostajan on muistettava kunnioittaminen joka tilanteessa.”
”Tärkeää on että ei ole sijaisena vaan varjostamassa.”
”Se, että yhtä tärkeää työtä tehdään, olipa missä vaan työssä.”
”Jännittävä tilanne oli mennä toisen työpaikalle.”
”Uudessa paikassa voi olla toimintakyvytön, sain tietää miltä se tuntuu.”
”Avuttomuuden tunne oli terveellinen kokemus minulle.”
”Henkilökunta suhtautui myönteisesti, sillä heille oli kerrottu etukäteen.”
”Tuli vastaan tilanne, joka oli molemmille uusi.”
”Tulee toisen työpaikan arvostaminen, avautuu todellisuus.”
”Oli voimauttavaa.”
