Tietojärjestelmien hyödyntäminen osaamisen hallinnassa

Tietojärjestelmien tavoitteena on koota ja varastoida tietoa sekä mahdollistaa sen käyttö. Tietotekniikan hyödyntäminen organisaatiossa tulee perustua organisaation strategiaan ja tietohallintostrategiaan. Osaamisen johtamisen painopisteet eroavat organisaatioissa ja siten myös millaisia tietojärjestelmiä tarvitaan ja miten niitä hyödynnetään. Osaamisen johtamisessa tietojärjestelmien rooli on keskeinen, mutta välineellinen. Se mahdollistaa ja edistää sekä tiedon hallinnan että uuden tiedon ja osaamisen muodostumista organisaatioissa. Tietojärjestelmät edistävät osaamisen johtamista ja henkilöstöllä olevan tiedon ja osaamisen näkyväksi tekemistä sekä tietoisuutta organisaatiossa. Ne myös edistävät organisaation kokonaisuuden hahmottamista, strategista ajattelu ja henkilöstön osaamisen laajempaa käyttöä. (Kivinen 2008)

Alavi ja Tiwana (2005) ovat jakaneen osaamisen johtamista käytettyjä tietojärjestelmiä seuraavasti (Kivinen 2008):

• Tiedon muodostamista edistävät järjestelmät kuten verkko-oppimisympäristöt, jossa viestintä ja keskustelut eivät ole aikaan ja paikkaan sidottuja sekä yhteistyötä tukevat järjestelmät, mm. sosiaalinen media, jotka mahdollistavat ihmisten vuorovaikutuksen, reflektion ja oppimisen.
• Tiedon säilyttämistä tukevat järjestelmät. Tietoa säilytetään tietovarastoissa ja tätä tietoa voidaan jakaa organisaatiossa uudelleen käytettäväksi. Tavoitteena on muodostaa organisaation tietovarastot ja keinot niissä olevan tiedon saamiseksi, esim. osaamisen hallinta ohjelmat, jotka voivat sisältää esim. osaamiskartoitukset, joiden tuloksena nähdään mitä kukakin osaa ja miten paljon mitäkin osaamista on, missä osaaminen sijaitsee sekä osaamisaukot osaamisen kehittämistoimien suunnittelun tueksi. (Otala 2008)
• Tiedon siirtoa edistävät järjestelmät, jotka voidaan jakaa henkilöiden välisiin vuorovaikutusta tukeviin reaaliaikaisiin (on-line keskustelut, videokonferenssit) ja ei reaaliaikaisiin (sähköposti) sekä koodatun tiedon saantia tukeviin (portaalit).
• Tiedon käyttöä edistävät järjestelmät (asiantuntijajärjestelmät, päätöksentekoa tukevat järjestelmät)
Parhaimmillaan osaamisen hallinnan tietojärjestelmien avulla saadaan tietoa poistuvan osaamisen ja uuden tarvittavan osaamisen määrästä ja laadusta, jolloin osaajia voidaan sijoittaa tehokkaasti sinne missä on tarvetta ja löytää kulloinkin tarvittavaa osaamista. Ja mikä tärkeintä kehittää osaamista. On hyvä muistaa, että järjestelmästä ei suunnitella liian raskaaksi ylläpitää. Sosiaalista mediaa voidaan hyödyntää osaamisen hallinnassa monella tavalla mm. rekrytoinnissa, perehdyttämisessä, tiedon hankinnassa, tiedon ja osaamisen sekä hyvien käytäntöjen jakamisessa sekä yhteisöllisessä kehittämisessä ja uuden tiedon ja osaamisen tuottamisessa. Sosiaalisen median mahdolliset riskit on syytä huomoida.

Sosiaalisen median välineitä ovat mm.

• Keskustelufoorumit, ovat keino antaa organisaation keskustella keskenään mieltä askarruttavia asioita. Keskustelua seuraamalla voi nähdä, missä organisaatiossa on ongelmia ja mihin asioihin tulisi tarttua. Keskustelun asiallisuutta voidaan ohjata vaatimalla, että jokainen kirjoittaa omalla nimellä tai keskustelusivujen valvojalla.
• Wiki, joka voi olla yleinen (esim. wikipedia) tai organisaation sisäinen. Wiki tarjoaa yhteisölle tehokkaan työkalun yhteiseen tiedon rakentelun. Jokainen voi työskennellä samaan aikaan samalla sivulla riippumatta siitä missä päin maailmaa työskentelee. Esimerkiksi osaamisyhteisöt voivat hyödyntää työssään wikiä. Jokaiselle wikille tarvitaan ohjeistus, mihin sitä käytetään, mitä tietoa ja millä periaatteilla sinne voidaan kirjoittaa ja kuka on vastuuhenkilö.
• Blogi, jonka avulla voidaan jakaa uusinta tietoa nopeasti.
• RSS-syötteet. Tietokoneen käyttäjä voi ”tilata” tietoa tuottavan organisaation nettisivuilta muuttuvaa sisältöä.

Tutustu lähdekirjallisuuteen

Otala, L. 2008. Osaamispääoman johtamisesta kilpailuetu. WS Bookwell Oy. Porvoo

Otala, L. 2011. Vankkaa osaamista ja ketterää oppimista. Työelämän osaamiseen ja oppimiseen liittyviä haasteita. http://www.cicero.fi/documents/Tyoelaman_haasteet_raportti.pdf