Ryhmäosaamiskeskustelujen toteuttaminen

Ryhmäosaamiskeskustelulla tarkoitetaan työyhteisö/ryhmä tasolla tapahtuvaa keskustelua ja yhteisen ymmärryksen luomista yksikön toiminnan tarkoituksesta, tavoitteista, kehittämiskohteista, osaamisesta ja sen kehittämistarpeista sekä kunkin työryhmän jäsenen omasta roolista ja osaamisesta osana yksikön tavoitteellista toimintaa. Osaamiskeskustelussa suunnitellaan ja sovitaan yhteisön osaamisen kehittämisestä ja sen arvioinnista eli laaditaan yhteisön/yksikön/ryhmän kehittämissuunnitelma. Jos aika ei riitä, esimies laatii suunnitelman loppuun ja käy sen vielä läpi henkilöstönsä kanssa. Ryhmäosaamiskeskustelu toteutetaan mahdollisimman pian osaamiskartoituksen tulosten valmistuttua esimiehen toimesta. Ennen ryhmäosaamiskeskustelun toteuttamista on hyvä pohtia missä ja millaisin sisällöin ryhmäosaamiskeskustelu toteutetaan ja kuinka siihen valmistaudutaan. Seuraavassa on kuvattu esimerkkejä ryhmäosaamiskeskustelun tavoitteista, ohjeista esimiehille ja työntekijöille sekä ryhmäosaamiskeskustelun vaiheista.

Ryhmäosaamiskeskustelun tavoitteet:

Muodostaa yhteinen ymmärrys X-yhteisön tulevaisuudesta ja tavoitteista.
Käydä läpi osaamiskartoituksen tulokset ja analysoida niitä
Muodostaa yhteinen ymmärrys X- yhteisön osaamisen kehittämistarpeista, kehittämisen painopisteistä sekä laatia yhteisön osaamisen kehittämissuunnitelma
Lisätä työyhteisön yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia

Valmistautumisohjeet esimiehelle:
Seuraavassa on koottu asioita, jotka auttavat esimiestä ryhmäosaamiskeskustelun toteutuksessa.

Organisoi ryhmäosaamiskeskustelujen toteuttaminen. Jos henkilöstösi on iso, niin keskustelut on hyvä toteuttaa pienemmissä ryhmissä, esim. tiimeittäin
Valitse aika ja paikka keskustelujen toteuttamiselle (yllätyksellisyys?)
Laadi osaamiskeskustelun tavoitteet. Mitä keskustelun tuloksena on tavoitteena syntyä?
Valmistele ”me-henkinen raportti” osaamiskartoituksen tuloksista ja yhteenveto yksikköänne koskevista tavoitteista. Pohdi etukäteen osaamiskartoituksen tulosten ”oikeellisuutta” ja yksikön osaamisen tasoa suhteessa organisaation/yksikön tavoitteisiin.
Valitse ryhmäosaamiskeskustelussa käsiteltävät kysymykset/asiat (ks.ydinsisältö). Nämä kysymykset lähetetään osallistujille etukäteen pohdittavat. Kysymysten valinnassa on hyvä pohtia, mitkä kysymykset ovat erityisen tärkeitä oman yksikön kannalta ja mistä osaamisesta/asioista pitäisi tietää enemmän kun osaamiskartoitus kertoo yksikön toimintaa nähden. Suunnittele keskustelun eteneminen ja sen dokumentointi.
On tärkeää luoda edellytykset avoimelle ja rennolle keskustelulle, edetä vaiheittain ja kirjata asioita muistioon ja/tai yhteisön osaamisen kehittämissuunnitelmaan.
Miten kaikki saadaan osallistumaan keskusteluun – työskentelyn suunnittelu – yksilö, pari ja ryhmätyöskentely.
Miten suuntaan oppimista, mihin erityisesti tulisi panostaa
Miten keskustelu saadaan dokumentoitua, Yksikön osaamisen kehittämissuunnitelma kirjataan sitä varten suunniteltuun lomakkeeseen.
Kutsu henkilöstösi ryhmäosaamiskeskusteluun. Laadi kutsu ryhmäosaamiskeskusteluun tulijoille, johon on kirjattu keskustelun tavoitteet ja kysymykset, joihin jokainen perehtyy etukäteen.

Ryhmäosaamiskeskustelun ydinsisältö:

1. Menneen kauden arviointi

Miten olemme saavuttaneet tavoitteemme? Mitkä tekijät ovat sen mahdollistaneet?
Miten osaamisemme on kehittynyt, millaisia näyttöjä meillä on kehittymisestä? Esim. millaista palautetta olemme saaneet asiakkailta?
Olivatko osaamisen kehittämisen panostukset oikeita?
Mitä kehittämiskohteita nousee jatkoon?

2. Minne olemme menossa: organisaation strategian ja oman toimialueen/yksikön toimintasuunnitelman antamat suuntaviivat

Kerro henkilöstölle, miten toimialueeni/yksikköni toiminta tulee muuttumaan?
Toimialueen/yksikön toiminnan tavoitteet/painotukset tulevana vuonna
Tärkeimmät muutostarpeet ja kehittämiskohteet toimialueen/yksikön toimintaan ja nykyisiin työtehtäviin

3. Osaamistarpeet ja niiden analyysi

Osaamiskartoituksen läpikäyminen, tulosten esittely.
Osaamisen vahvuudet ja kehittämiskohteet
Osaamisen jakamisen tarve

4. Osaamisen kehittäminen

Osaamisen kehittämistarpeiden priorisointi
Miten yhteisönä opimme parhaiten – millaiset menetelmät sopivat meille?
Osaamisen kehittämismenetelmien suunnittelu (koko keinovalikoima) – osaamisen kehittämissuunnitelman laadinta

5. Osaamisen kehittymisen seuranta ja arviointi

Miten yhteisön osaamisen kehittymistä seurataan ja arvioidaan
Vaikuttavuus - osaamisen kehittymisen näkyminen toiminnassa
Osaamisen jakamisen käytännöt (miten jaetaan koulutuksessa ym. saatua tietoa ja osaamista toisille?)

Työntekijöiden valmistautuminen keskusteluun:

Jokainen osallistuja perehtyy ja miettii etukäteen näkemyksiään ryhmäosaamiskeskustelun kysymyksiin:

Mitkä ovat yksikkömme keskeiset asiakastyöhön liittyvät osaamiset?
Mitä osaamme nyt hyvin (osaamisen vahvuudet)?
Minkälaisia osaamisen kehittämishaasteita organisaatiosi strategiset tavoitteet ja toimintasuunnitelma aiheuttavat minulle ja työyhteisölleni, jotta tavoitteet saavutetaan?
Mitkä osaamiset kaipaavat kehittämistä (osaamisen kehittämiskohteet)?
Miten voisimme edistää osaamisen vahvuuksien hyödyntämistä, osaamisen jakamista ja yhteistä oppimista työyhteisössämme?
Mitä toiveita tai muita asioita haluaisin tuoda esille keskustelussa?

Esimerkki ryhmäosaamiskeskustelun etenemisestä:

Kysy työyhteisön näkemystä osaamisen vahvuuksista ja kehittämiskohteista seuraavalla tavalla:

Pyydä työyhteisön jäseniä: kirjoittamaan ajatuksensa ensin yksin paperille (2-5 min), keskustelemaan sitten parin kanssa ajatuksistansa (5min) keskustelemaan 4-6 hengen ryhmässä ja muodostamaan ryhmän näkemyksen vahvuuksista ja kehittämistarpeista (10 min) sekä esittämään ryhmän ajatukset koko yhteisölle. Kirjataan samalla osaamisvahvuudet ja kehittämiskohteet yhteisön osaamisen kehittämissuunnitelma- lomakkeelle. (Tässä vaiheessa ei pohdita vielä, miten osaamista kehitetään. Edetään ripeästi, varaa aikaa noin 5 min/ ryhmä)
Esitä valmistelemasi ”me-henkinen raportti”, jossa yksikkökohtaiset tulokset (vahvuudet ja kehittämistarpeet). Näytä tulokset ja tavoitetasot työntekijöille. Kerro myös näkökulmasi esimiehenä.
Kuvaile lyhyesti strategiset linjaukset/painopistealueet, tulevaisuuden visionne ja mitä tämä tarkoittaa työyhteisön kannalta. Kuvaile myös visionmukaista toimintakulttuurianne, johon pyritte.
Vertailkaa yhdessä osaamiskyselyn tuloksia ja tulevaisuuden visiota.
Tarkentakaa yhdessä jo kirjattuja osaamisvahvuuksia. Kirjaa.
Tarkentakaa kehitettäviä osaamisia ja valitkaa 3-5 kriittisintä osaamista, joita halutaan kehittää.
Pohtikaa yhdessä osaamisen kehittämisen tapoja ja kirjaa tässä vaiheessa kehittämissuunnitelmaan, hyödynnä lomakkeen apukysymyksiä.
Valitkaa yksi tärkein kehittämisen kohde, johon tarvitsette yhteisön ulkopuolista tukea/resurssia ja jonka esimies tallentaa koko org:n osaamisen kehittämissuunnitelman laatimista varten.
Hyödynnä aktiivisesti kokoamasi tiedot ja vie kehittämiskohteet mm. yhteisesti sovittuun tiedostoon.