Uuden tiedon ja osaamisen muodostuminen

Uuden tiedon ja osaamisen muodostaminen tarkoittaa organisaation kykyä muodostaa uutta tietoa ja osaamista läpi organisaation ja hyödyntää sitä palveluiden, tuotteiden ja toiminnan kehittämisessä (Kivinen 2008). Nonaka ja Takeuchi (1995) ovat kuvanneet uuden tiedon luomisen teorian. Siinä kuvataan miten tieto ja osaaminen siirtyvät organisaatiossa sekä yksilön ja ryhmän välillä että myös niiden ja organisaation järjestelmätason välillä. Yksilöt ovat uuden tiedon ja osaamisen varsinaisia tuottajia. Organisaatio luo puitteet ja kontekstin uuden tiedon ja osaamisen tuottamiselle. Organisatorinen tiedon tuottaminen merkitsee prosessia, joka laajentaa yksilöllisesti luodun tiedon ja osaamisen uusiin mittasuhteisiin ja kiteyttää sen osaksi organisaation osaamista. Organisaation oppimisen ajatellaan riippuvan vuorovaikutuksesta ja erityisesti siitä, miten ihmiset jakavat ja antavat omaa osaamistaan muille ja vastaanottavat sitä toisiltaan.

Nonakan ja Takeuchin (1995) uuden tiedon ja osaamisen luomisen prosessia voidaan hyödyntää, kun organisaatiossa ja sen yksiköissä, tiimeissä, osaamisyhteisöissä ja verkostoissa kehitetään tätä prosessia ja sitä tukevia elementtejä tai halutaan varmistaa hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtäminen. Uuden tiedon ja osaamisen luomisen prosessissa tieto muuttuu hiljaisesta näkyvään ja taas hiljaiseen neljän vaiheen kautta, jotka ovat sosialisaatio, artikulaatio, yhdistäminen ja sisäistäminen.

1. Hiljaisen tiedon jakamisesta (sosialisaatio); kokemusten jakamisen prosessi, jossa hiljainen tieto siirtyy henkilöltä toisille heidän ollessa vuorovaikutuksessa keskenään joko fyysisesti tai muuten. Henkilöt jakavat keskenään ajatuksiaan, näkemyksiään ja ajattelumallejaan sekä tunteitaan.
2. Ulkoistamisvaiheessa hiljainen tieto artikuloidaan ja käsitteellistetään (dokumentoidaan). Ulkoistettu tieto muodostaa uuden tiedon perustan ja on keskeinen vaihe uuden tiedon luomisen prosessissa. Tässä vaiheessa vuorovaikutteisesti ja yhdessä keskustellen osallistujat analysoivat ja reflektoivat ajatuksiaan ja toimintaansa ja siten muuntavat itsellään olevaa hiljaista tietoa ja osaamista ymmärrettäväksi toisille osallistujille. Vaihe vaatii esim. ryhmätyöskentelyä vapaan ideoinnin ja assosioinnin mahdollistamiseksi, hyvää yhteistyötä ja uudenlaista jakamisen kulttuuria. Omaa toimintaa ja ajattelua on analysoitava ja ilmaistava sanallisesti, kuultava toisia (dialogi) ja oltava kiinnostunut toisten näkemyksistä sekä kestettävä kritiikkiä.
3. Yhdistämisvaiheessa tiedon kehitelmät systematisoidaan uudeksi tiedon ja tietämyksen järjestelmäksi. Uusi tieto (eksplisiittinen tieto) yhdistetään jo olemassa olevaan tietoon ja kootaan uusiksi kokonaisuuksiksi järjestelemällä, lisäämällä, vertaamalla ja luokittelemalla. Tätä edesauttaa yhteisöllinen viestintä (esim. kokoukset) ja tietotekniikka (mm. tietokannat, sähköposti, keskustelufoorumit, sosiaalisen median työvälineet).
4. Sisäistämisvaiheessa uusi tieto muuntuu jälleen yksilöiden hiljaiseksi toiminnalliseksi tiedoksi ja osaamiseksi ja integroituu edelleen osaksi organisaation päivittäistä toimintaa. Työyhteisön jäsenet muotoilevat uudelleen tietämäänsä ja tieto sitoutuu ja integroituu osaksi päivittäistä toimintaa ja rutiineja. Tiedon sisäistämistä auttavat erilaiset dokumentit, käsikirjat, suulliset tarinat ja tekemällä oppiminen.

Uuden tiedon ja osaamisen luomisen prosessissa korostuvat hiljaisen tiedon esille tuominen ja tiedon ja osaamisen jakaminen. Näihin voi liittyä haasteita, jotka on hyvä tiedostaa. Ensinnäkin syy, miksi hiljainen tieto ei välttämättä päädy yhteiseksi ja jaettavaksi näkyväksi tiedoksi, voi johtua monesta syystä. Organisaatiossa voi olla vaiettuja asioita, jolloin julkituominen ei ole esim. sosiaalisesti tai poliittisesti korrektia, tai organisaation valtarakenteet estävät tätä. Hiljaisen tiedon esille tuontia tai jakamista voi myös estää käsitteiden, kielen ja mallien puuttuminen tiedon ilmaisemiseen.

Toiseksi, kun tiedon ja osaamisen jakaminen on pohjimmiltaan sosiaalinen prosessi, huomio tulisi kiinnittää myös siihen haluavatko ihmiset jakaa tietoa ja osaamistaan. Miten organisaatiot voivat edistää tiedon ja osaamisen jakamista? Seuraavaan on koottu näitä tekijöitä:

• Varmista, että osaamisen jakaminen on osa organisaatiokulttuuria ja organisaatiossa on oikeudenmukainen palkitsemisjärjestelmä, joka kannustaa uuden tiedon ja osaamisen muodostamiseen ja osaamisen jakamiseen.
• Tarkista tukevatko organisaation johtamismalli ja organisaation rakenteet ja toimintamallit osaamisen jakamista. Ihmisillä tulisi olla mahdollisuus keskinäiseen vuorovaikutukseen, jonka tavoitteena on uuden tiedon ja osaamisen muodostuminen ja osaamisen jakaminen. Uusien yhteisöllisten työvälineiden ja sosiaalisen median hyödyntäminen voi tuoda uudenlaisia mahdollisuuksia vuorovaikutuksen mahdollistamiseen.
• Varmista, että ihmisillä on taidot, motivaatio ja kapasiteetti jakaa tietoa ja osaamistaan.
• Varmista luottamus. Tärkeä edellytys tiedon ja osaamisen jakamiselle on luottamus, siksi on hyvä varmistaa luottamuksen aste työntekijöiden keskuudessa.
• Edistä oppimista ja aktivoi työntekijöitä hankkimaan ja kehittämään uusia taitoja, se myös edistää osaamisen jakamista.

Tutustu lähdekirjallisuuteen

Kivinen, T. (2008). Tiedon ja osaamisen johtaminen terveydenhuollon organisaatioissa. Kuopion yliopiston julkaisuja E. Yhteiskuntatieteet 158. Kuopio: Kopijyvä

Nonaka, I & Takeuchi, H. 1995. The Knowledge-Creating Company. Oxford University Press, New York

Oikarainen, T. 2008. Organisatorinen oppiminen. Tapaustutkimus oppimisprosessien jännitteistä teollisuusyrityksessä. väitöskirja. Lappeenrannan teknillinen yliopisto.

Otala, L. 2008. Osaamispääoman johtamisesta kilpailuetu. WS Bookwell Oy. Porvoo

Otala, L. 2011. Vankkaa osaamista ja ketterää oppimista. Työelämän osaamiseen ja oppimiseen liittyviä haasteita. http://www.cicero.fi/documents/Tyoelaman_haasteet_raportti.pdf

Viitala, R. 2006. Johda osaamista! Osaamisen johtamista teoriasta käytäntöön. Otavan Kirjapaino Oy. Keuruu

Virtainlahti, S. 2009. Hiljaisen tietämyksen johtaminen. Talentum Media Oy. Kariston Kirjapaino Oy. Hämeenlinna.